Datenschutzerklärung für FITVYZN

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Tim Teufel - FITVYZN
Steige 11, 71729 Erdmannhausen, Deutschland

E-Mail: kontakt@fitvyzn.com
Telefon: +4917624162344

Für Daten, die ein Partnerstudio über FITVYZN verarbeitet (insbesondere Interessenten- und Lead-Daten im CRM), ist das jeweilige Studio Verantwortlicher. FITVYZN handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Wir hosten unsere Plattform sowie die zugehörige Datenbank und den Dateispeicher über den Anbieter Lovable / Supabase. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) zur Bereitstellung und Absicherung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

a) Registrierung: Zur Vertragserfüllung erheben wir Bestands- und Kontaktdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

b) Anmeldung mit Google: Optional kannst du dich über Google anmelden. Dabei übermittelt Google uns deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und deine Google-Kennung. Rechtsgrundlage ist die Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google.

c) Sitzungsdaten: Zur Anmeldung setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher ein. Ein Tracking zu Werbezwecken findet nicht statt.

a) Profildaten: Alter bzw. Geburtsjahr, Größe, Gewicht, Geschlecht, Aktivitätslevel, Trainingsort, Postleitzahl und Ort zur Berechnung deiner Ziele und für passende Empfehlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

b) Gesundheitsdaten: Trainings-, Ernährungs-, Gewichts- und Befindlichkeitsangaben sind sensible Daten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

c) Zyklus-Begleitung: Wenn du diese Funktion aktivierst, speichern wir Zyklus- und Symptomangaben. Auch das sind besonders sensible Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO; Grundlage ist allein deine Einwilligung. Du kannst die Funktion jederzeit im Profil deaktivieren und die Daten löschen.

d) KI-Body-Scan: Für die Generierung lädst du ein Foto hoch. Das Bild wird an einen KI-Dienst übermittelt und in ein Ergebnisbild umgewandelt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

e) KI-Coach: Chat-Eingaben, dein Profil und deine gespeicherten Fortschrittsdaten werden zur Erstellung von Antworten, Plänen und Tipps verarbeitet.

Für KI-Funktionen (Coach-Chat, Bildgenerierung beim Body-Scan, Auswertung von Telefonaten, Zusammenfassungen) nutzen wir den KI-Dienst von Lovable als Auftragsverarbeiter. Über diesen werden je nach Funktion Modelle von Google (Gemini) und OpenAI angesprochen. Ergänzend setzen wir fal.ai für Bildverarbeitung ein. Die Anbieter nutzen die über die Schnittstellen übermittelten Daten nicht zum Training eigener Modelle. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Body-Scan-Bilder, Trainings- und Ernährungsplan-PDFs, Profil- und Titelbilder von Partnern sowie Rechnungen werden in nicht öffentlichen Speicherbereichen abgelegt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über zeitlich begrenzte, signierte Links und ist auf das jeweilige Konto beschränkt. Bei Löschung des Kontos werden auch die zugehörigen Dateien gelöscht; Rechnungen bewahren wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf.

Für Partner (Studios, Personal Trainer) erheben wir Firmen-, Kontakt- und Abrechnungsdaten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Veröffentlichte Profilangaben werden in der App angezeigt; Telefonnummer und Kontakt-E-Mail sind nicht öffentlich abrufbar.

Anfrageformular: Über unsere Kontaktseite erhobene Angaben (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, gewünschtes Paket, Nachricht) verarbeiten wir zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Eigene Partnerakquise: Für die Ansprache potenzieller Partnerstudios verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten (Firma, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Ort, Gesprächsnotizen) in unserem eigenen Vertriebsbereich. Diese Daten stammen aus eigenen Anfragen, öffentlich zugänglichen Quellen oder eigenen Listen. Hier ist FITVYZN selbst Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Geschäftsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einer weiteren Ansprache kannst du jederzeit unter kontakt@fitvyzn.com widersprechen.

a) Meta Lead Ads / Zapier / Make: Partner können Leads per Webhook in ihr CRM übertragen.

b) QR-Code-Formular: Interessenten können vor Ort einen studio-eigenen QR-Code scannen und sich in ein Formular eintragen. Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden immer erhoben. Welche weiteren Angaben abgefragt werden, legt das jeweilige Studio selbst fest – zum Beispiel Anschrift, Empfehlungsgeber, bestehende Mitgliedschaft, Trainingsziel oder der Grund des Besuchs. Sofern dabei Angaben mit Gesundheitsbezug erhoben werden, geschieht das allein auf Grundlage der im Formular erteilten ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Für Umfang und Formulierung der Fragen sowie die eingeholten Einwilligungen ist das Studio verantwortlich; die Antworten werden ausschließlich im CRM dieses Studios gespeichert. Die Übermittlung an das Studio und die Kontaktaufnahme – auch per Nachricht und auch durch einen KI-Assistenten – erfolgen ausschließlich auf Grundlage der dort erteilten ausdrücklichen Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit gegenüber dem Studio oder uns widerrufen werden.

c) Manuelle Anlage: Studios können Interessenten selbst erfassen; für die Rechtmäßigkeit ist das Studio verantwortlich.

In allen Fällen ist das Partnerstudio Verantwortlicher, FITVYZN ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Zur Missbrauchsvermeidung protokollieren wir Eingänge technisch (Zeitpunkt, Quelle, Status).

Zur Terminvereinbarung setzen Studios KI-Sprachassistenten ein (Dienstleister: Vapi.ai). Dabei werden Rufnummer, ein Transkript des Gesprächs, eine KI-Zusammenfassung, genannte Ziele und Einwände sowie die Gesprächsdauer verarbeitet und im CRM des Studios gespeichert. Eine Audio-Aufzeichnung des Gesprächs wird nicht erstellt und nicht gespeichert; verarbeitet wird ausschließlich die Textfassung (Transkript). Grundlage ist die Einwilligung des Interessenten gegenüber dem Studio (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Transkripte und Zusammenfassungen werden gelöscht, sobald sie für die Anbahnung nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Löschung des Leads.

Die Anrufe können vom Studio manuell ausgelöst werden oder automatisch erfolgen, sobald ein neuer Lead im CRM eingeht. Wird der Interessent nicht erreicht, sind innerhalb der vom Studio eingestellten Anrufzeiten bis zu drei Anrufversuche in der ersten Stunde nach dem Eintrag sowie ein weiterer Versuch am Folgetag möglich. Interessenten, die sich über ein QR-Code-Formular eingetragen haben, werden nicht automatisch angerufen.

Für die Durchstellung der Anrufe in das Telefonnetz setzen wir einen Telefonie-Dienstleister sowie Rechenzentrumsleistungen mit Sitz und Serverstandort in Deutschland ein. Dabei werden Rufnummer des Interessenten, die Absendernummer des Studios sowie Verbindungsdaten (Zeitpunkt, Dauer, Status) verarbeitet. Gesprächsinhalte werden dort nicht gespeichert. Die eingesetzten Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verpflichtet; Partnerstudios erhalten die vollständige Liste im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sofern das Partnerstudio die WhatsApp-Funktion nutzt, kontaktieren wir Interessenten in seinem Auftrag über die WhatsApp Business Cloud API von Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.). Verarbeitet werden Rufnummer, Name, Nachrichteninhalte, Zeitpunkt und Versandstatus sowie der Bezug zum jeweiligen Lead. Versendet werden insbesondere eine Willkommensnachricht unmittelbar nach dem Eintrag über ein QR-Code-Formular, Terminbestätigungen, Nachfassnachrichten bei Nichterreichbarkeit, Terminerinnerungen und No-Show-Nachrichten.

Eingehende Nachrichten können durch einen KI-Assistenten automatisch beantwortet und daraus Termine gesetzt werden. Die Inhalte werden hierfür an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt (siehe Abschnitt zu KI-Diensten). Der Nachrichtenverlauf wird im CRM des Studios gespeichert.

Rechtsgrundlage ist die gegenüber dem Studio erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. die Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Verantwortlicher ist das Partnerstudio, FITVYZN ist Auftragsverarbeiter. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich – z. B. durch Antwort mit „STOPP“; die Nummer wird dann von weiteren Nachrichten ausgeschlossen. Nachrichtenverläufe werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, spätestens mit Löschung des Leads. Meta kann Daten auch außerhalb der EU verarbeiten; Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln.

Vereinbarte Termine können in den Studio-Kalender übertragen werden; hierfür nutzen wir – sofern vom Studio eingerichtet – die Schnittstelle von Magicline. Zusätzlich versenden wir Terminbestätigungen mit Kalenderdatei (.ics) bzw. Terminlink. Übermittelt werden Name, Termin und gegebenenfalls E-Mail-Adresse des Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. a DSGVO).

Wir versenden Konto-E-Mails (Registrierung, Passwort, E-Mail-Änderung), Willkommens-, Einladungs-, Rechnungs- und Termin-E-Mails sowie – sofern du dem zugestimmt hast – Erinnerungen des Coaches. Der Versand erfolgt über den Maildienst unseres Plattformanbieters als Auftragsverarbeiter. Zu Nachweis- und Fehleranalysezwecken protokollieren wir Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus. Erinnerungen kannst du jederzeit im Profil abschalten.

Eine Übermittlung deiner Daten an das CRM eines Partnerstudios erfolgt nur, wenn du ausdrücklich zustimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Body-Scan-Bilder werden nur weitergegeben, wenn du sie gesondert freigibst.

Studios können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter über eine QR-Stempeluhr erfassen. Verarbeitet werden Name, Rolle, Beschäftigungsart, Soll-Stunden, PIN (verschlüsselt), Stempelzeiten, Korrekturen und Hinweise auf Pausen- oder Höchstarbeitszeiten. Verantwortlicher ist das Studio als Arbeitgeber (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO); FITVYZN ist Auftragsverarbeiter. Die Daten werden gelöscht, sobald das Studio sie entfernt, spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Mitarbeiter und Besucher können Schäden an Geräten über einen QR-Code melden. Verarbeitet werden Beschreibung, optional hochgeladene Fotos, Zeitpunkt, freiwillig angegebene Kontaktdaten sowie Status und Notizen. Fotos können zur Erkennung des Geräts an den KI-Dienst übermittelt werden. Verantwortlicher ist das Studio, FITVYZN ist Auftragsverarbeiter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte keine Personen fotografieren.

Im Support-Bereich des Studio-Dashboards beantwortet ein KI-Assistent Fragen. Dafür werden die Nachrichten sowie relevante Einstellungen des Studio-Kontos (z. B. Tarif, Status der Anrufe) an den KI-Dienst übermittelt. Kann der Assistent nicht helfen, wird ein Ticket mit dem Gesprächsverlauf eröffnet und FITVYZN per E-Mail informiert. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gesprächsverläufe speichern wir für die Dauer des Vertrags und löschen sie spätestens 90 Tage nach Vertragsende.

Zahlungen von Nutzern und Partnern werden über Stripe Payments Europe, Ltd. abgewickelt. Dabei werden Bestell-, Kontakt- und Zahlungsdaten an Stripe übermittelt. Stripe übernimmt Zahlung, Rechnungsstellung und Steuer-Compliance und ist hierfür teilweise eigenständig verantwortlich.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Stripe unter stripe.com/de/privacy.

Konto- und Profildaten speichern wir für die Dauer des Nutzungsverhältnisses. Nach Löschung des Kontos werden personenbezogene Daten unverzüglich entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechnungs- und Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Lead- und CRM-Daten löscht das jeweilige Studio; auf dessen Weisung löschen wir sie ebenfalls, spätestens 90 Tage nach Vertragsende des Partners.

Beim ersten Aufruf unserer Website fragen wir dich, welche Cookies und vergleichbaren Technologien wir verwenden dürfen. Wir unterscheiden drei Kategorien:

Notwendig: Erforderlich für Anmeldung, Sicherheit und Grundfunktionen. Diese setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ohne Einwilligung ein.

Statistik: Anonyme Auswertung der Nutzung, um die App zu verbessern. Nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Marketing: Messung von Werbekampagnen und personalisierte Angebote, gegebenenfalls über Dienste wie Meta oder Google. Nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ohne deine Einwilligung werden keine Statistik- oder Marketing-Dienste geladen; es findet insbesondere kein Tracking vor deiner Entscheidung statt. Deine Auswahl speichern wir zusammen mit Zeitpunkt und Version des Hinweises lokal in deinem Browser (Schlüssel „fitvyzn.consent.v1“) für 12 Monate; danach fragen wir erneut.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern – über den Punkt „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite. Der Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf deiner Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Kontaktiere uns hierzu per E-Mail an kontakt@fitvyzn.com.

Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.